Cách chọn máy in đa chức năng

Để chọn mua được một máy in phù hợp với nhu cầu công việc, trước tiên bạn cần xác định được chức năng và công dụng, lợi ích mà máy mang lại. Máy in đa chức năng là dòng máy làm nhiệm vụ in ấn là chính và có hỗ trợ thêm copy, scan, fax. Còn máy in đơn năng thì nhiệm vụ chỉ đơn giản là in ấn mà thôi. Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới, chúng tôi sẽ đưa ra một số lời khuyên hữu ích cho việc mua một máy in để từ đó bạn có thể đưa ra sự lựa chọn phù hợp.

1. Nên chọn loại máy nào?

Điều chắc chắn rằng là máy in đơn năng sẽ có giá tốt hơn máy in đa năng rồi, vì thiết kế đến cấu tạo nó đơn giản chỉ để in thôi. Vì vậy nếu nhu cầu của bạn chỉ là in ấn văn bản, tài liệu khoảng 10.000 trang/tháng thì nên sử dụng máy in laser đen trắng đơn năng. Nếu nhu cầu của bạn là in hình ảnh, bản vẽ muốn có màu sắc chuẩn thì bạn chọn máy in phun đơn năng, loại này thì từ 1 - 3 triệu là có rất nhiều sự lựa chọn.

Ngoài ra, nếu bạn muốn in các biểu đồ màu, logo màu và tốc độ in nhanh hơn phục vụ công việc thì có lẽ bạn phải lựa chọn các mẫu máy in laser màu sẽ phù hợp hơn. Tuy nhiên là loại máy này thì có giá thành cao hơn, tầm 4 - 5 triệu trở lên.

Trường hợp khác, bạn cần có một chiếc máy vừa đáp ứng được một trong những nhu cầu in ấn trên mà phải đáp ứng nhu cầu copy, scan và fax tài liệu cho công việc văn phòng nữa thì chắc chắn phài dùng đến dòng máy in đa chức năng. Thêm một thông tin gợi ý giúp các bạn là nếu bạn thường in, scan, copy hoặc fax các tài liệu như: Sổ hộ khẩu, căn cước công dân, sách vở... Thì bạn nên lựa chọn dòng máy có chức năng "2 mặt tự động" sẽ ích lợi hơn rất nhiều.

2. Những tiện ích hơn của máy in đa năng so với máy in đơn năng?

a. Lưu trữ kỹ thuật số

Tài liệu bằng giấy thì cồng kềnh, nặng nề và dễ cháy. Nếu bạn cần lưu trữ tài liệu, máy in đa năng cho phép bạn lưu dạng kỹ thuật số, scan các tài liệu giấy rồi chuyển đổi chúng sang định dạng điện tử PDF. Sau đó bạn có thể lưu trữ các file này trên ổ cứng, trong đám mây hoặc trên các phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như thanh USB rất tiện lợi.

Điều này có nghĩa là bạn có thể lưu trữ càng nhiều bản sao tài liệu mà không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào. Ví dụ như lưu trữ một bản sao tài liệu trong đám mây, cũng có nghĩa là bạn được bảo vệ trong trường hợp có hoả hoạn hoặc hư hỏng máy tính.

b. Chia sẻ tài liệu

Thay vì làm nhiều bản sao của một tài liệu và giao nó cho tất cả mọi người, bạn chỉ cần scan và gửi e-mail bản sao cho những người có liên quan là được. Tất nhiên, bạn cần một máy in đa năng để có thể scan và chia sẻ bằng điện tử, vậy là bạn đang thực hiện công việc một cách nhanh gọn hơn, thông minh hơn.

c. Fax không giấy

Nếu bạn vẫn cần fax, nhiều máy in đa năng (AIO) cho phép bạn gửi và nhận fax mà không cần in ra một bản in giấy. AIO được kích hoạt bằng fax được kết nối với máy máy tính có thể gửi cho bạn một bản sao điện tử của fax đến để bạn quyết định xem có cần in nó hay không.

Bạn cũng có thể gửi một tài liệu điện tử từ máy tính qua fax mà không cần phải đứng ở đầu máy fax chờ đợi nó cuốn giấy đi và hồi hộp không biết ở đầu kia nhận được tài liệu chưa? Thêm nữa còn lo nội dung có thể bị lộn ngược (do bạn đặt sai đầu tờ giấy). Đó là một trong những thông tin cơ bản để chọn mua máy in đa năng hoặc máy in đơn năng. Nếu bạn cần rõ các chi tiết của các sản phẩm hơn thì bạn có thể để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ 0963 872 333 để được tư vấn tốt nhất nhé.